gunakan Gmail dengan cepat

[20/3/2006] Gunakan Gmail dengan Cepat

Jika Anda pengguna fasilitas mail dari Google atau lebih terkenal dengan sebutan Gmail, ada beberapa trik penting yang perlu Anda ketahui agar dapat bekerja lebih cepat.

Gmail mungkin dapat diberi predikat sebuah fasilitas webmail GRATIS yang sangat luar biasa saat ini. Pasalnya, Gmail merupakan sebuah fasilitas webmail dengan menggabungkan dua buah konsep, yaitu konsep komunikasi e-mail digabungkan dengan konsep search engine yang memang merupakan spesialisasi dari Google. Dengan menggabungkan dua buah konsep ini, sangat memungkinkan bagi Anda penggunanya untuk menyimpan e-mail e-mail penting Anda di dalamnya. Suatu saat Anda butuhkan kembali, tinggal cari saja dengan memasukkan kata kuncinya. Maka e-mail-e-mail lama
Anda bisa ditemukan dengan mudah.

Gmail berani memberikan servis semacam itu karena didukung oleh kapasitasnya yang amat sangat besar bagi para penggunanya. Di dalam penjelasannya di Gmail Help Center,
Anda para pengguna Gmail dapat memiliki ukuran mailbox hingga sebesar 2,5 Gigabyte. Gmail menyediakan kapasitas tersebut untuk Anda gunakan dengan cuma-cuma. Namun tidak hanya itu saja, Gmail juga berjanji jika kapasitas e-mail Anda telah melebihi 2,5 Gigabyte, maka mereka akan menambahkannya lagi selama mereka mampu. Artinya, kapasitas e-mail Anda masih mungkin untuk lebih besar dari 2,5 Gigabyte. Dengan demikian, Anda tidak perlu untuk membuang e-mail-e-mail yang Anda terima di dalam Gmail. Ini merupakan sebuah fasilitas yang sangat luar biasa.

Selain kapasitasnya yang luar biasa besar, ada satu lagi fasilitas yang cukup hebat yang perlu Anda ketahui. Gmail memiliki fasilitas keyboard shortcut yang cukup hebat untuk sebuah fasilitas webmail gratisan. Keyboard shortcut ini tentunya akan sangat membantu Anda dalam bekerja dan mengatur e-mail-email Anda. Anda tidak perlu mengangkat-angkat tangan untuk meraih mouse hanya untuk melakukan pekerjaan sederhana dalam Gmail. Dan ketika Anda sedang asyik-asyiknya mengetik, Anda tidak perlu melihat ke layar monitor untuk melakukan hal-hal sederhana. Shortcut sangat mendongkrak produktivitas Anda dalam memanajemen e-mail-e-mail yang jumlahnya tentu sangat banyak.

Selain shortcut, Anda juga akan diberikan kenyamanan dalam hal system addressing. Berbagai fitur unik mengenai penulisan alamat e-mail akan membantu kecepatan Anda dalam bekerja menggunakan Gmail.

Bagaimana Mengaktifkan Fasilitas Shortcut?
Jika dilihat sekilas, Anda tidak akan menemukan di mana fasilitas ini bisa diaktifkan. Untuk dapat mengaktifkannya, Anda perlu melakukan login kedalam mailbox Anda. Setelah masuk ke dalam mailbox Anda, langkah berikutnya kliklah link Settings yang terdapat di bagian atas halaman Gmail. Di dalam halaman pengaturan Settings inilah, Anda dapat mengaktifkan fasilitas ini.  Pada opsi Keyboard shortcuts, kliklah opsi Keyboard shortcuts on. Setelah diaktifkan, geserlah ke bawah halaman dan kliklah tombol Save Changes. Semua pengaturan Anda akan tersimpan dan Anda siap menggunakan fasilitas ini.
Namun sebelum menggunakannya, Anda juga harus memperhatikan bagian bawah dari halaman pengaturan ini. Di bawahnya terdapat petunjuk-petunjuk penggunaan shortcut keyboard yang akan sangat membantu Anda dalam praktiknya. Hafalkanlah terlebih dahulu shortcut ini, Anda tidak akan menyesal nantinya.

Bagaimana Menggunakan Shortcut untuk Pekerjaan Sederhana?
Setelah Anda selesai melakukan pengaturan, cobalah tombol shortcut yang paling sederhana. Tekanlah tombol “c” maka Anda akan mendapatkan halaman Compose langsung terbuka dengan kursor langsung mengarah pada kotak To:. Untuk berpindah ke kotak-kotak berikutnya, tinggal tekan tombol Tab. Sampai pada saat Anda selesai menulis e-mail dan ingin mengirimnya, tekanlah tombol Tab hingga kursor mengarah pada kotak Send. Kemudian tekan tombol enter, maka email Anda akan segera terkirim dengan benar. Anda dapat dengan sangat cepat menuliskan dan mengirim e-mail jika tangan Anda sudah terlatih.

Meskipun demikian, Anda harus tetap berhati-hati. Karena jika Anda salah mengetikkan shortcut atau salah menekan tombol Tab, maka salah-salah email Anda akan hilang. Apa jadinya ketika Anda telah selesai mengetik e-mail dan mengarahkan kursornya ke tombol Send, tetapi Anda malah mengarahkannya ke tombol Discard. Email yang sudah panjang lebar Anda tulis akan hilang dalam seketika. Maka dari itu, berhati-hatilah dalam penggunaannya.

Selain itu, masih banyak sekali tombol-tombol shortcut yang sangat berguna bagi Anda. Seperti misalnya tombol “o” untuk Open atau membuka e-mail yang Anda inginkan, atau “y” untuk membuat e-mail yang Anda seleksi tersebut masuk menjadi archive, dan banyak lagi. Anda mungkin memerlukan waktu yang cukup lama untuk bisa mengingat semuanya, namun usaha Anda ini akan terbayar dengan kemudahan yang akan Anda rasakan.

Bagaimana Mengatasi E-mail Spam dengan Shortcut?
Jika di dalam Inbox Anda penuh dengan e-mail-e-mail sampah, jangan khawatir. Anda bisa menggunakan shortcut key untuk menyortir dan menghapusnya dengan sangat cepat. Caranya tekanlah tombol O untuk membuka sebuah pesan atau conversation. Setelah terbuka, tekanlah tombol ! (tanda seru). Tujuannya adalah untuk menandai pesan tersebut sebagai sebuah pesan spam.

Untuk menandai banyak e-mail sekaligus, tekanlah tombol Shift+1 (untuk membentuk tanda seru) kemudian dengan tangan kanan tekanlah terus tombol O. Maka, Anda akan melihat sebuah keajaiban baru dalam mengatasi e-mail-e-mail sampah di folder Anda. Dengan waktu singkat semuanya lenyap dan masuk ke dalam folder Spam.

Bagaimana Mempercepat Pemberian Tanda Centang dan Bintang?
Mungkin suatu saat Anda perlu memberikan tanda centang untuk seratus buah conversation Anda? Atau memberinya tanda bintang pada seribu e-mail penting Anda? Tentunya sangan sulit bukan bila dilakukan secara satu persatu. Untuk mempercepat proses pencentangan atau membintangi e-maile-mail ini, Gmail menyediakan sebuah fasilitas yang biasa Anda gunakan dalam manajemen file, yaitu tombol Shift.

Dengan menekan tombol Shift pada file browser, maka Anda akan mendapatkan sebuah efek penyorotan seluruh file yang berada di antara titik awal sorot dan titik akhir kursor berhenti bukan? Begitu juga dengan Gmail. Ketika Anda mencentang sebuah email di bagian atas, kemudian tekan tombol Shift dan mencentang kembali sebuah e-mail yang jauh berada di bawahnya, maka yang terjadi adalah seluruh e-mail yang berada di antaranya akan ikut tercentang. Begitu juga dengan proses membintangi e-mail Anda ini. Jadi tidak perlu satu per satu Anda beri tanda jika memang e-mail-nya banyak. Namun perlu diingat, proses ini belum tentu dapat berjalan pada semua browser.

Bagaimana Karakteristik Addressing pada Gmail?
Sistem penulisan alamat pada Gmail juga terbilang cukup unik. Mungkin dengan menggunakan fasilitas unik ini pekerjaan Anda dapat lebih cepat diselesaikan dan juga sangat efisien.

Gmail memiliki fasilitas Plus Addressing dan filtering yang cukup unik. Fasilitas Plus addressing merupakan fasilitas Gmail yang memungkinkan Anda menggunakan komentar pada alamat e-mail Gmail Anda. Misalnya, Anda memiliki alamat e-mail xyz@gmail.com, Anda dapat menambahkan komentar dengan memberikan tanda plus (+) sebelum tanda at (@). Contohnya, Anda ingin membuat email khusus untuk  keperluan komunikasi dengan bagian gudang, berikan saja komentar pada e-mail Anda ini menjadi xyz+gudang@gmail.com. Untuk bagian accounting, berikan saja komentar xyz+accounting@gmail.com. Komentar gudang dan accounting tadi akan diabaikan pada saat pengiriman nanti. Jadi pada proses di mail server nanti, si pengirim akan tetap melakukan pengiriman ke alamat aslinya saja, yaitu xyz@gmail.com.

Tujuan dari adanya komentar ini adalah Anda dapat melakukan pemisahan e-mail untuk berbagai keperluan. Anda tidak perlu membuat account banyak-banyak, hanya cukup satu saja, berbagai keperluan sudah bisa terpenuhi dengan mengandalkan komentar tersebut. Untuk membuatnya teratur, buat saja filter terhadap komentar tersebut. Misalnya xyz+gudang dimasukkan kedalam folder atau label khusus gudang. Atau xyz+accounting langsung dimasukkan ke folder atau label yang khusus, semua itu dapat dilakukan dengan membuat filtering.

Membuat filtering tidaklah sulit, mulailah dengan mengklik link Create a filter yang terletak pada bagian atas tampilan Gmail Anda. Setelah itu, masukkan parameter dan kondisinya yang ingin filter.

Dalam contoh, kami masukkan parameter pada field To : sebuah email berisi alamat xyz+gudang@gmail.com. Setelah itu, klik tombol Next step maka akan muncul pengaturan kondisi berikutnya. Kondisinya kami buat agar semua e-mail yang ditujukan untuk xyz+gudang diberi tanda bintang. Setelah selesai, kliklah tombol Create filter. Maka filter Anda telah selesai dan mulai saat ini semua e-mail yang ditujukan untuk xyz+gudang@gmail.com akan diberi tanda bintang. Anda kini sudah memiliki beberapa alamat email hanya dengan menggunakan satu buah account saja.

Selain itu, ada lagi karakteristik pengalamatan Gmail yang unik namun sangat membantu. Apabila Anda memiliki alamat e-mail pada Gmail yang disertai dengan sebuah tanda titik
pada alamatnya, maka tanda tersebut sebenarnya hanyalah opsional saja. Misalnya Anda memiliki alamat xyz.priambodo@gmail.com, maka alamat ini akan sama dengan xyzpriambodo@gmail.com. Gmail akan mengabaikan tanda titiknya. Dengan demikian, Anda sebenarnya memiliki dua buah alamat e-mail, satu yang bertitik dan satu yang tidak.

Untuk benar-benar menggunakan keduanya, Anda harus pandai-pandai membuat filter seperti contoh kasus Plus Addressing di atas. Buatlah filter untuk menyaring penerimaan e-mail Anda. Jika bertitik, Anda bisa mengarahkannya ke urusan bisnis misalnya. Dan yang tidak bertitik Anda dapat gunakan untuk kepentingan pribadi. Semua bisa Anda atur sendiri.

Satu lagi trik Gmail dalam system addressing-nya, jika Anda ingin mengirimkan e-mail ke rekan Anda yang juga menggunakan Gmail, tidak perlu repot-repot menuliskan frase “@gmail.com” pada alamat e-mail-nya. Cukup ketikkan saja nama yang digunakan untuk emailnya, email yang Anda kirim tetap sampai di tujuannya dengan selamat. Sistem pengalamatan seperti ini memang sangat memudahkan Anda yang ingin bekerja cepat, namun fleksibel.

Gmail Luar Biasa
Gmail memang cukup mengejutkan ketika kali pertama muncul di dunia maya Internet. Sebagai penyedia jasa gratis untuk transaksi e-mail, Gmail memiliki semuanya. Mulai kapasitas, fasilitas, dan konsep yang menarik untuk digunakan. Tidak heran penggunanya pun langsung membludak sehingga Gmail terbilang cukup sukses. Namun, tidak sedikit pula orang yang sering menyalahgunakan Gmail karena kapasitasnya. Banyak orang yang menggunakan Gmail hanya untuk menampung e-mail-e-mail sampah miliknya yang berjibun. Hanya email sampah, setelah ditampung kemudian ditinggal begitu saja. Tentu saying sekali menampung e-mail demikian pada Gmail yang hebat ini.

Maka dari itu, bagi Anda yang telah memiliki account Gmail yang luar biasa ini, gunakanlah dengan sebaik-baiknya. Gmail yang kaya akan fitur tentu akan sangat membantu Anda dalam menyelesaikan berbagai macam keperluan. Mempelajarinya tidaklah merugikan dan membuang waktu Anda dengan percuma. Mulailah mempelajarinya dari sekarang. Selamat belajar!

LEBIH LANJUT
- www.extremetech.com/article2/0,1697,1865173,00.asp
- http://mail.google.com/support?ctx=about
- http://gmail.google.com/gmail/help/about.html`